CSEE TGI de Mai 2021 : "New Meylan", une opération de communication ne constitue pas une politique de co-construction

En Septembre 2016 avait été lancée officiellement une réflexion conjointe DTSI/TGI concernant l’opportunité de lancer un projet immobilier pour les salariés situés actuellement 28 chemin du vieux chêne à Meylan.

Cette réflexion, suite au passage en Comité d’Investissement Groupe en décembre 2018, a abouti en janvier 2019 au lancement du projet immobilier NEW MEYLAN visant un déménagement de site en 2022 dans un bâtiment neuf situé 22 chemin du vieux chêne à Meylan, à 220 m du site actuel.

Le projet a été présenté à la réunion du CSEE TGI d’octobre 2020 au point 3 appelé « Information/Consultation sur la conception détaillée des aménagements du site de Meylan ».

Une première résolution a mandaté la CSSCT OLS pour le suivi et l’analyse de ce projet et la résolution #17.3.1 a été adoptée à l’unanimité des votants et une deuxième résolution a validé le principe d’une expertise et la résolution suivante #17.3.2 a été adoptée à l’unanimité des votants 

Lors de la séance suivante du CSEE TGI de novembre 2020, la résolution #18.10.1 a permis de valider le choix de l’expert ISAST au point 10 appelé « Information/Consultation sur la conception détaillée des aménagements du site de Meylan : validation du choix de l'expert ».

Le CSEE a souhaité confier à ce cabinet les missions principales suivantes :

• Faire un état des lieux des attentes des futurs utilisateurs de NewMeylan en termes d’espaces de travail et d’espaces communs et produire un document descriptif détaillé de ces attentes ;
• Mesurer l’adéquation entre les besoins réels des différents métiers (opérationnels, fonctionnels…) et ce qui sera proposé par les groupes de travail réalisés par la Direction ;
• Analyser la modularité des bâtiments, au regard des futures évolutions d’activités sur le site ;
• Proposer des améliorations aux conditions de travail, que ce soit sous la forme d'améliorations architecturales ou d'aménagements des locaux en fonction des besoins ;
• Analyser les plans d’aménagements élaborés par la Direction, et évaluer si les besoins des personnels ont été pris en compte de manière optimale ;
• Analyser les conditions de déménagement S1 2022.

Il a été décidé d’un commun accord entre la direction, le cabinet d’expertise et les élus mandatés dans ce dossier que l’avis du CSEE TGI serait donné à la séance du CSEE TGI de fin mai 2021.

Dans le cadre du dossier «Information/Consultation sur la conception détaillée des aménagements du site de Meylan», les élu.e.s du CSEE TGI réunis en séance le 27 mai 2021 notent des points positifs dans la construction de ce projet NewMeylan :

• Choix de la localisation géographique à proximité de l’unique site actuel,
• Expérimentation du DONUT,
• Absence de flex-office imposé,
• Travail du GPM (groupe pluridisciplinaire de prévention de Meylan),
• Rapport de confiance établi par la direction locale avec les salariés.

Néanmoins, il est à noter que l’important travail du GPM (Groupe Pluridisciplinaire de Prévention de Meylan) avec 192 recommandations n’a pas pu être exploité par l’expert car ces résultats lui ont été transmis dans des délais incompatibles avec la remise de son rapport.

De plus, un questionnaire auprès des salariés du site est en cours de réalisation et que son exploitation n’a pas pu être faite avant ce CSEE de mai 2021. L’avis des élus du CSSE TGI ne pourra pas en tenir compte. Néanmoins, un certain nombre de problèmes et inquiétudes est remonté des sondages précédents et les salariés ont exprimé leurs inquiétudes sur les points suivants :

• Nuisances sonores,
• Inquiétudes sur les parkings (voitures et vélos),
• Surfaces disponibles au poste de travail,
• Problèmes de réseaux, notamment pour le travail en laboratoire.

Une certaine colère a également été constatée par l’expert auprès des salariés qui se sont exprimés, notamment sur la démarche de co-construction ou co-conception qu’ils trouvent dévoyée et qui s’apparente davantage à une opération de communication. Ceci est très dommageable surtout que les salariés considèrent qu’un rapport de confiance s’est établi avec l’équipe projet et la direction de site.

Les élus du CSEE TGI rappellent également qu’il manque beaucoup d’informations comme le choix de la solution de téléphonie, la finalisation du microzoning (placement des personnes dans l’espace de travail dédié à l’équipe), etc.

Les élu.e.s du CSEE TGI s’approprient toutes les préconisations faites par le cabinet ISAST dans son rapport inclus au dossier d’information / consultation ainsi que celles du rapport des membres de la commission CSSCT OLS transmis le 18 mai 2021.

Les élu.e.s du CSEE TGI demandent à la direction de TGI de mettre en place les mesures suivantes :

Pour les futurs projets de déménagement à venir :

• Réaliser des expérimentations de type DONUT de mise en situation réelle pour tous les projets immobiliers à venir (ceci est indispensable pour la réussite du projet et l’adhésion des salariés),
• Prendre en compte, dans les projets immobiliers, les retours d’expérience des projets précédents, en particulier pour les éléments génériques recommandés par les GPP et les préventeurs (exemple : température de couleur, lampes individuelles, bras articulé pour écran, etc….),
• Prendre en compte l’analyse des experts pour les SUN-B (mieux disant que celle d’Orange),

Certification HQE

• Initier une véritable démarche HQE – Exploitation par Orange pour viser l’excellence pour les critères de santé et de confort, notamment en se conformant aux préconisations relatives aux ambiances de travail.

Evacuation des locaux du site de Meylan

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• Mettre en place un dispositif de contrôle d’occupation, particulièrement aux niveaux RDC où l’occupation maximale de 300 personnes est susceptible d’être dépassée. Pour garantir les distances maximales d’évacuation, chaque bloc de chaque étage ne devra pas présenter une occupation supérieure à 100 personnes.
• Mandater un cabinet de contrôle pour valider le projet avec la réalisation d’un audit. Celui-ci devra vérifier le plan d’évacuation et s’assurer que les aménagements ne disconviennent pas aux prescriptions du Code du Travail.
• Présenter les procédures d’évacuation dans le livret d’accueil de la sécurité incendie, livret à valider à compter de septembre 2021.
• Implanter les box parallèlement aux circulations, afin de les maintenir dégagées et faciliter le cheminement d’une personne en fauteuil roulant ou présentant un handicap visuel.
• Prévoir des formations et/ou informations pour les personnes concernées.
• Mettre en œuvre d’une zone d’attente sécurisée en situation d’incendie.

Ambiances thermiques

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• Assurer un renouvellement d’air minimal de 30m3/h par occupant potentiel dans les box.
• En conformité à la norme européenne NF EN 16798, assurer une ventilation supérieure aux débits réglementaires minimaux en visant au moins 36m3/h par personne pour obtenir une qualité d’air intérieur moyenne.
• Réaliser des mesures des débits d’air prises aux niveaux des bouches de soufflage, afin de vérifier que le renouvellement de l’air est assuré correctement dans la réalité des faits, au vu des déperditions prévisionnelles habituellement constatées.
• Installer des filtres HEPA à Haute Efficacité pour les Particules Aériennes, conformément aux normes NF EN 16798 et ISO 16890, afin de mieux répondre au risque biologique transmis par voie aérienne tel que la COVID-19, et pour prendre en considération les alertes de l’OMS sur l’accroissement de la mortalité due à la pollution : Cela permettrait d’élever le niveau de performance de la cible 11 de la certification HQE en exploitation au niveau au moins « Performant » (2^ème niveau sur les 3 existants).

Confort hygrothermique

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de mettre en œuvre un système permettant :

• Assurer des températures de l’air ambiant :
  • En hiver comprises entre 21 et 23°C, avec un degré d’humidité relative acceptable de 30 à 70% et optimale de 40 à 70% ;
  • En été, de 23 à 26°C avec une humidité relative acceptable de 30 à 70% et optimale de 40 à 70% ;
  • Assurer une vitesse de l’air inférieure à 0,15 m/s en hiver et 0,25 m/s le reste de l’année.
• Mener des mesures de l’hygrométrie, une fois les locaux investis, afin d’adapter les températures de consigne de la GTB et de prendre des dispositions en matière d’humidification de l’air, si cela s’avère nécessaire.
• Donner la possibilité aux salariés d’un réglage à + ou – 3°C, par zone de travail.

Ambiances lumineuses

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de se conformer à la norme AFNOR NF X 35-121, avec une attention particulière sur les items ci-dessous.

Eclairage naturel, conformément à la norme AFNOR NF X 35-121 :

• Positionner les postes de travail de sorte que l’écran se situe à au moins 1,50m des fenêtres.
• Implanter tous les postes de travail perpendiculairement aux fenêtres.
• Eviter le système d’occultation screen opaques qui sont prévus dans les futurs locaux et mettre en place des stores vénitiens, à lamelles horizontales réglables, qui permettent d’orienter la pénétration de la lumière ainsi que de protéger de l’ensoleillement.
• Mettre en place un réglage individuel des stores.

Eclairage artificiel :

• S’assurer que l’éclairement des plans de travail soit de l’ordre de 300 à 500 lux, de façon homogène.
• Réaliser des mesures aux postes de travail pour vérifier l’adaptation finale de l’aménagement à ces références réglementaires et normatives.
• Mettre un appareil de mesure de type luxmètre à disposition des préventeurs.
• Implanter les luminaires en fonction de l’implantation des postes de travail, de sorte à ce que les postes soient suffisamment éclairés sans être en sur-éclairement.
• Mettre à disposition des salariés, en plus de la commande manuelle par portion de plateau, un éclairage d’appoint sous forme de lampes de bureaux individuelles qui permettent à chacun d’ajuster la luminosité à son ressenti et aux besoins de son activité. Ces lampes de bureaux devront être orientables et de type « lumière du jour » ne générant pas d’éblouissement.
• Locaux techniques (labos, Gr3lieux) : Mettre à contribution le GPM pour une analyse d’activités qui permettra d’adapter l’éclairage aux spécificités des tâches.
• Réaliser une expérimentation sur la lumière bleue (en cours de définition avec le médecin du travail)

Aménagement des espaces de travail et les surfaces

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• Aménager au moins un bureau individuel en complément de chaque open-space.
• Instaurer une densité moindre de postes de travail : le ratio de 7m² par personne est un minimum pour permettre d’espacer suffisamment les sources sonores et de limiter la promiscuité qui dégrade l’ambiance sonore et induit les difficultés de concentration.
• Implanter en open-space uniquement des métiers en mode projet. A l’inverse, certains métiers comme les chercheurs, les ergonomes, certaines fonctions support, les manageurs, les représentants du personnel, etc ont des spécificités d’activité qui ne se prêtent pas aux open-space.
• S’assurer d’une cohabitation uniquement d’activités qui en ont l’intérêt et dont l’activité communicationnelle n’est pas une prédominante.
• Cloisonner des zones de postes de travail par groupe de métiers ayant des interactions opérationnelles quotidiennes ou fréquentes.
• Cloisonner en alternance les open-spaces sur les circulations, de sorte à protéger les salariés des stimuli visuels, des sollicitations intempestives, et de créer une certaine intimité par rapport aux tiers.
• Mettre en place d’une sous-couche acoustique sur le faux-plancher.
• Limiter l’usage des cloisons amovibles dont l’efficacité acoustique n’est que très relative, leur intérêt ne portant que sur l’aspect visuel qui peut être lui-même limité de par l’effet de « barricade ».
• Mettre en place des cloisons pleines (optimiser les surfaces vitrées) dont l’indice d’affaiblissement acoustique tend vers le 1
• Norme acoustique NF S31-199
• Prolonger l’ensemble des cloisons par une barrière acoustique dans le plenum des faux plafonds et des faux-planchers, jusqu’aux dalles hautes et basses, pour limiter les transmissions d’ondes sonores entre deux espaces mitoyens.
• Donner la possibilité d’installer des cloisons toute hauteur en cas de problèmes avérés ou de prescriptions médicales.
• Rédiger une charte de définition des règles de vie dans les espaces de travail, par exemple avoir une charte avec un socle commun et des règles spécifiques par quartier.

Réseaux et labos

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• Mettre en œuvre des moyens de contrôle d’accès des laboratoires afin d’en réguler l’accès.
• Donner la possibilité d’achat de petits matériels pour avoir des marges de manœuvre.
• Réaliser une étude post installation sur les performances et la sécurité du WIFI dans le bâtiment.
• Réaliser une surveillance au début de l’installation des laboratoires au niveau des rangements et du manque de surfaces.
• Faire le choix d’un casque de très bonne qualité pour le futur confort des salariés (attendre la décision de la DISU) et s’adapter aux besoins de chacun : casque ouvert/fermé, avec/sans fil, etc.
• S’assurer de la surface suffisante de ces espaces.
• Mettre en place un suivi sur un an pour s’assurer que la mutualisation ne génère pas des tensions et des difficultés d’usage.

Flex-office

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• Sensibiliser les salariés aux impacts et modes de fonctionnement du Flex-office.
• Donner la possibilité pour tout salarié de revenir en arrière, si ce mode de travail ne donne pas satisfaction.
• Mettre en place des formations à la désinfection des bureaux et au réglage des sièges.

Espaces annexes et collaboratifs

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• S’assurer de la suffisance des box dans les zones « projets ».
• Mettre en place un suivi pour s’assurer que les box ne deviennent pas des postes de travail : si tel était le cas, considérer ce comportement comme une stratégie de contournement d’espaces de travail qui n’offrent des conditions de travail favorables.
• S’assurer de la suffisance en grandes salles de réunion.

Mobilier

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

Pour les sièges :

• Sensibiliser l’ensemble des salariés à l’utilité d’un siège bien réglé, mais aussi de les former aux différents réglages existants et pertinents sur les sièges qui leurs sont fournis.
• Evaluer au cas par cas par un spécialiste l’état des sièges prescrits par la médecine du travail afin de vérifier leur état et envisager leur remplacement si de besoin.
• En cas de besoin, et aux salariés qui en font la demande, fournir aux salariés des repose-pieds.

Pour les plans de travail :

• Effectuer un recueil des besoins précis et ciblé pour connaître les dimensions des plans de travail à octroyer (sans limiter l’attribution d’un plan supérieur à 160 cm à l’usage de 3 écrans) et s’assurer que ces plans de travail peuvent être implantés sans entraver les distances de passage réglementaires et sans contraindre l’aménagement.
• Choisir des plans de travail réglables en hauteur et choisir de bureaux désolidarisés entre eux (sans pieds communs).
• Opter pour des plans de travail permettant la pose de cloisonnettes.

Pour les rangements :

• S’assurer que les rangements mis à disposition suffisent aux besoins tout en tenant compte du fait que les rangements sont aussi demandés pour délimiter l’espace et se dessiner un territoire. Une demande estimée excessive doit être comprise aussi en ce sens.

Pour la sécurité :

• S’assurer de la fourniture de solution de sécurité pour les stations et poste Mac (câble de sécu).

Aspects transport et mobilité douce

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• S’assurer du bon dimensionnement et de l’utilisation des parkings (voitures et vélos).
• Mettre à disposition des casiers individuels pour stocker les effets de pratique cycliste.
• Mener des actions de sensibilisation des salariés motorisés vis-à-vis des usagers des mobilités douces et inversement pour une bonne cohabitation et un respect mutuel des règles de conduite.
• Réaliser des ateliers d’incitation au déplacement en mobilité douce.

Aspects handicap et GPM

Les élus du CSEE TGI demandent à la direction de :

• Associer la CSSCT OLS au suivi des recommandations émises par le GPM, notamment sur les aspects handicap.
• Associer la CSSCT OLS à la restitution de l’audit sur la conformité des installations.
• Fournir la fiche des dispositions prises par le maitre d’ouvrage pour assurer aux personnes handicapées l’usage des services.
• Prendre en compte la préoccupation de l’hygiène, un vrai sujet en lien avec la crise sanitaire due à la COVID-19.
• Assurer un suivi à 3/6/9/12 mois après installation des salariés dans les locaux, en collaboration avec le GPM et mise en place de mesures :
  • Mesures des débits d’air prises aux niveaux des bouches de soufflage,
  • Mesures de l’hygrométrie, une fois les locaux investis,
  • Mesures aux postes de travail pour vérifier l’adaptation finale de l’aménagement en termes d’éclairage,
  • Mesures acoustiques dans plusieurs configurations de plateau.

L'intégralité du rapport de la CSSCT OLS sur le sujet est à retrouver ici : rapport_csct_ols_new_meylan.pdf